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仕事の過去メール全部をiPadで閲覧 2013年02月21日

iPad 2 group test setup

先のスモールビジネス仕事術を読んでいて、ふと気づいたメールの使い方。

今の手持ちのスマホ、タブレットで仕事のメールが見れるからと言って過去の仕事のメールが全部見れるわけではないのでやっぱりちゃんと過去のやり取りもさかのぼって確認して仕事をするのであればノートPCが居るなと最近まで考えていたら、今のGmailが無料で提供してるメールの容量ってのはもう10GBになっているんですな。普通に考えてコンシューマー向けの無料のサービスが一般の企業が社員に対して提供しているメールのアカウントのものよりも大容量なサービスを提供している。しかもこれが使い勝手が良いんだから素晴らしい。

だからよく考えると、普通に仕事してる人ならGmailの10GBで今までの仕事のメールの全部入ってしまうんじゃないかと思う。よほどでかいサイズの添付ファイルのやり取りが頻繁、なんて人でなければ十分に5,6年分ぐらいのメールが入ってしまうでしょう。

GmailでIMAPを有効にして、自分の使っているメールソフトでそのGmailのIMAPアカウントを設定し、今までのメールを全Gmailのアカウントにドラッグしてしまえばすぐに過去のメールは移行出来てしまう。そして後はスマホ/タブレットアクセスなどのためにPOP3が開かれている会社であれば、同じGmailアカウントでPOPメールも取得する設定をしておくと新しいメールもガンガン入ってくる。

嬉しいのはスマホやタブレットでアクセスする際にどんな貧弱なマシンでもローカルのストレージ容量を気にせず過去メール全部に対して検索したり、ラベルごとに一覧表示したり、仕事の過去メールにGoogleの検索アルゴリズムを使えるようになること(しかも検索のオーバーヘッドはGmailのサーバー側!)。これでどこに外出してても、PCを持っていなくても必要な仕事のメールにはいつでもアクセスできるようになる。それが幸せなことなのか不幸せなことなのかはちょっとおいといて、とにかくノートPCの役割が減ってきているのです。ま、よくよく考えれば容量の話は別としてずっと前からやろうと思えば出来てた話なんだけどね。

ただし、スマホ/タブレットアクセス用の外部向けPOP3サービスにGmailからアクセスさせてメールを取得するという方法はほとんどの大きな会社では禁止されている事項じゃないかと思う。ほとんどの会社でメールボックスのメールを外部に許可なく転送することは禁止されていると思うが、やってることはそれとほぼ実質変わらないことなので気をつけなければいけない。先の読後文で載せたスモールビジネスの仕事術のように数人で回してるような小規模ビジネスならなんとでも融通が聞くだろうけど、大手の会社はめんどくさいことばかりなのでうっかりこんな設定したまま放っておいて、後で見つかって処罰なんてことも可能性は大です。

でもスマホやタブレットだけで仕事のメール全部にいつでもアクセスできる利便性は中々素晴らしいものだと思われます。。。

Gmailとパスワード付きzip


zip250s
これは違うか。。

Gmailで.BATのファイルを添付ファイルで送ろうとしたとき、Gmailから、「添付ファイルの中に実行可能ファイルがあるのでセキュリティ面の問題から送信できません」というエラーが。

こういうときの一番の解決法は暗号化zip、パスワード付きzipで送ること。というわけでそのBATファイルを右クリックしたり、option押しながら右クリックしたりしてたが暗号化の仕方がわからない。ネットで調べて見ると、7zip(オープンソース)がMacにも対応してたりするのでそれをダウンロードしたりするのだが暗号化zipの解凍はサポートしているが圧縮はサポートしていなかったりで状況が進まないので再度検索するとコマンドラインからzipコマンドで暗号化がサポートされているとのこと。

使ってみると、、、成功。

コマンドラインから、

zip [圧縮後のファイル名] [圧縮したいファイルの名前] -e

その後パスワード聞いて来るので入力してちゃんと暗号化zipファイルが作成されます。

しかし、その後Mac上でダブルクリックしてもGUI版のunzipではエラー出て解凍できない!コマンドラインからのunzipでは問題なくパスワード聞いて来て解凍できたけど。。。めんどくせえ。。。いいや、とりあえず一回送ってもしWinで解凍できないようなら他の手を考えよう。。。とりあえずgmailへアップロード!

「添付ファイルの中に実行可能ファイルがあるのでセキュリティ面の問題から送信できません」

えー!!!!なんで中身見えるの!:!::!:!!????

。。。と驚いておりましたが、こちら、

 ここで不思議に思われるかもしれないが、暗号化されたZIPファイルをダブルクリックすると、パスワードを指定しなくても、そのZIPファイルの内容が表示される。つまりZIPファイルに含まれるファイル名の一覧が表示されるのである。もしZIPファイル中にフォルダが含まれている場合は、それも開くことができるし、エクスプローラのツリー表示形式を使えば、フォルダの階層構造を表示させることも可能である。つまり、暗号化されていても、ファイル名やフォルダ名は何の制限もなく見ることができる(ファイルの中身自体は見られない)。そのため、ファイル名そのものを秘匿したいような場合には、このZIPファイルの暗号化では不十分なので注意していただきたい。より高機能な(市販の)暗号化ソフトウェアを利用したり、無意味なファイル名を使うようにしたりしなければならない。

ZIPファイルにパスワードを付ける - @IT より

これは今まで全然、気づいていなかった。。。ていうか今まで職場ではThunderbird使っててこの手順で送れてたはずだと思ったんだが。。。兎に角、Gmailはzipファイルを添付してもその中身のファイル名チェックまで行っているようなので暗号化zipにしたって含まれているファイル名は確認することができてそこに.BATファイルがあるもんだから同じエラーが出てた模様。最初に暗号化zipでエラーが出た時は真剣に「Google、暗号解読できるのか?!?」と悩んでおりましたが、簡単なことでした。酔っぱらってたからかな。

ていうかこういう圧縮ファイルの中身までちゃんと見るメーラーの場合使えない手なんだということをちゃんと認識しとかんといけなかったんですな。。。

暗号化zipの場合、ファイル名の確認まではできるんで、zipファイルの中のファイル名まで見てフィルターするアンチウィルスソフトやメーラー、またはメールサーバ側のウィルスチェックソフトのフィルターでひっかかる可能性はあります。


追記 12/JAN/2011
書き終わってから、「いや、メーラーというよりアンチウィルスのチェックでひっかかる可能性のほうが大きいやん」と気づきましたが、自分のオフィスで使ってるアンチウィルスが検出するかどうか今日もっかい見て来ます。

追記 13/JAN/2011
テストしました。結論として、Gmailはファイル名チェックで.batは送れないようにしている。暗号化zipはファイル名までは複合化しなくても確認することができる。会社のアンチウィルスの設定では.batファイルは日ごろよく扱いながら業務するのでフィルターなし。メーラーからちゃんと添付して送れます。その代わり、ウィルス感染した.batファイル、.comファイルはPCのアンチウィルスですぐに検知します。

メールデータのバックアップにGmailを活用

今日、昔のメールをGmailにバックアップした。大体2000年ぐらいから2005年ぐらいまでの私用メール。昔のメール自体はPCの乗り換えの際なんかにメールソフトからmbox形式でエスクポートして残している。何年か前に日本に戻った時にデータCDを何枚か持って来たがその中にちゃんと入っていた。最近またデータの整理をしてる中でメールデータのファイルをまた見つけた。DVD−RやCD−Rは何年も経つと読み込みが怪しくなってくるので読めなくなる前にどこか安全なディスク領域にバックアップを、というわけです。最近はGmailが便利なので家のPCにメーラーをインストールすること自体が少なくなったのと、いわゆるクラウドのディスク領域でデータの管理をしてもらう方が自分の家のPCで保存するよりかよっぽど信頼性が高いような気がしてGmailにメールデータを置く事にした。

んでもってこのメールの以降方法はそもそもはホリエモンの著書、「稼げる 超ソーシャルフィルタリング」に書かれていたものである。前回の日本帰国の際に購入して一日で読み、妹にあげてきたのだが、ThunderbirdからのGmailへのメール移行ができる、というのをずっと覚えていて、はたとやる気になったのである。

まず、バックアップ用のgmailアカウントを取得する所から始まります。ま、アカウント名などはなんでもいいので取り敢えず取得。もしくは既存で使用しているGmailアカウントでもいいと思いますが。そして設定画面からIMAPでのアクセスを有効にしておくこと。


03

そしてThunderbirdをダウンロードしてPC上でセットアップ。IMAPでgmailのアカウントをセットアップする。手順は以下のGmailのオフィシャルのヘルプに沿ってやれば問題なし。

Gmail ヘルプ ThunderbirdでのIMAPアカウント設定方法

これでThunderbirdからGmailのアカウントを開設した際に届いている3通のメールが読めるようになっているはずである。そうしたら今度はGmailでも会社のメールでもプロバイダのメールでもなんでもいいが、popメールアカウントをThunderbird内で設定する。手順は以下のMozillaのサイトの手順の通りにやれば大体問題なくできるでしょう。

Mozilla Messaging ナレッジベース:FAQ – IMAP から POP に変更する方法

そして一度Thunderbirdを停止する。mboxのメールデータファイルをThunderbirdのプロファイルのフォルダの下にある受信トレイのフォルダの下にコピーする。Windows7の場合であればフォルダパスはデフォルトで以下のようになる。

C:\Users\[Windows ログイン名]\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\*******(ここはランダムの英数字).default\Mail\[設定したPOPメールサーバの名前]\Inbox.sbd ←このフォルダの下にファイルをコピー

そしてThunderbird起動。受信トレイのしたにコピーしたファイル名でサブフォルダができ、その中にメールがインポートされているだろう。

ここで文字エンコードがあっておらず文字化けする場合でも多分問題ないはず。GmailにインポートしたらGmail側は正しい文字コードで読み込んでくれるはず。ただ気になる人は、新しく出来たフォルダを右クリックして、プロパティを選択し、そのフォルダの”規定の文字エンコーディング”を変更する。そして”この設定をフォルダ内のすべてのメッセージに適用する”を入れて置いたほうがいい。

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さあ、ここまでできたらGmailのメールアカウントがThunderbirdでも操作でき、POPアカウントの中にはメールが復元されている状態になっているので、復元されたメールを全選択してGmailアカウントの「すべてのメール」フォルダへドラッグアンドドロップ!メールの数が多すぎてフリーズしてしまう人はメールを全選択して右クリックから”メッセージを移動”で該当のGmailの「すべてのメール」フォルダへ送ってやるのである。IMAP経由でメールデータの転送が始まったら後は気長に待つこと。結構時間がかかります。。。進捗は一番下のステータスバーに「すべてのメールにメッセージをコピーしています 341/550」みたいな形で表示されてます。転送が終われば、元ファイルは削除じゃーーー!