はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 デビッド・アレン 2013年04月02日

GTD Books I own
“GTD Books I own” photo by hawkexpress

レコーディングダイエットやって、目標体重もクリアでき、酒もなんか自然に飲むのを辞めてしまい、空いた時間でいろいろやろうと思ってたわけですが、思ったよりは全然やりたいことが進まないのであります。

これは今まで酒を飲んでるから時間がないとか、二日酔いでパフォーマンスが出ないからとか、そういうことを口実にしてたが、根本的にものごとの進め方が悪いのかなと思うところがあって10年ほど前からネットのライフハック系サイトでは有名だったGetting Things Doneというタスク管理法を試してみようと思った。

Getting Things Done – Wikipedia
はじめてのGTD – ITmedia Biz.ID

んで、Getting Things Doneというのは文字通り、いろんな物事を終わらせてしまいましょうという意味で、だいたいウェブ上ではGTDというワードで省略して流通している。

このGTDを提唱してるのがカンタベリのプログレ、ジャズロックを好きな人が勘違いしそうなDavid Allenという、あの人とは全く別人のアメリカのコンサルタントをやってる人。その著書の原題がまさにこのGetting Things Doneなんであります。結構その手法に関してはネットに豊富に情報が転がっているのだが、一度聖典を読もうと思い日本語訳版はkindleで販売されてないのでセントラルワールドの紀伊国屋まで行って買ってきた。

第1部 GTDの基本

第01章 仕事は変わった。さて、あなたの仕事のやり方は?
第02章 生活をコントロールする – GTD実践のための5つのステップ
第03章 創造的にプロジェクトを進めるために – プロジェクトプランニングの5つのステップ

第2部 ストレスフリー環境で生産性を発揮しよう

第04章 さあ、始めよう – 時間と場所、ツールの準備
第05章 収集 – “気になること”すべてを集める
第06章 処理 – inboxを空にする
第07章 整理 – 最適な受け皿を用意する
第08章 レビュー – システムの機能を維持する
第09章 実行 – 最善の行動を選択する
第10章 プロジェクトを管理する

第3部 基本原則のパワーを体感しよう

第11章 収集の週間を身につけると何が変わるか
第12章 次にとるべき行動を決めると何が変わるか
第13章 望んでいる結果に目を向けると何が変わるか

実際読んでみるとなんか最初から掴みどころがなく読みにくい。ほんでもって前半部分はかなり書いてある情報がすでにネット上にあるんだよね。だからあまり本を買ったメリットも感じないので読む速度が上がらない感じ。

ただし後半に差し掛かったあたり、具体的に言うと第2部の第08章レビューのあたりから、そして第3部に入ってからになるのだが、なぜこういう手法をとるのか、こういう手法でどういった結果が期待できるのかという下りから俄然話しが面白くなってくる。さすがに長年この手法が廃れないだけあってただのToDo管理だけではなく、かといって根拠のない精神論だけの自己啓発みたいなものでもなく、レコーディングダイエットにも通じる心のストレスの感じ方をよく分析した上に成り立つ精神的に無理をしない方法論だと言えます。さらにはその手法を個人から組織全体へExpandしていく考え方や、ボトムアップで細々した日々の雑務を整理してこなしていった後にどんどん自分のやらなければならないこと全体を見渡していってマクロなタスク管理、目標管理に進めていく流れはなるほどと思えるいい本です。やっぱり自分のやりたい事を進めていく上で、目の前にある雑務は先に済ませておく、というか整理しておくということが大事なんでしょうな。というわけで、まさにGTDの原理をしっかり学べる良書ですな。さあ後は実践ということでしばらくやって見ることとします。そしてまたウェブ上のGTD関連記事を読みまくるのと次のDavid Allenの本を早いうちに入手して読んでみるかなという感じですな。。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
デビッド・アレン
二見書房
売り上げランキング: 2,372
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
Penguin Books (2002-12-31)
売り上げランキング: 7,559

やっぱりRemember the Milkだった 2013年03月31日

Siri-Remember-the-Milk

先日からToDo管理をちゃんとやってみようと思って、David Allenの「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を読みながらGTD~ToDo管理を実践してるんですが、どうも帯びに短し襷に長し的にイマイチ納得できないまま、ツールを乗り換えしておりました。

最初無料のツールでIT関連のニュースサイトでは評価の高いWunderlistを使ってましたが、どうもChromeで使うWebアプリケーションが重いのと、重いのに背景に画像を読み込んでいるのがイマイチ好きになれない、んで一番しんどかったのはタスクリストを階層化できない点。なんでタスクリストを

Work
└Next Action
├Wating for a Reply
└Scheduled
Private
└Next Action
├Wating for a Reply
└Scheduled

としたいのに、

Work / Next Action
Work / Waiting for a Reply
Work / Scheduled
Private / Next Action
Private / Waiting for a Reply
Private / Scheduled

というように並列のタスクリストにしてたら見にくくて。。。というわけで他のツール検討で、次には有料だけどそもそもGTDをやることを前提に作ったというDoit.imというツールを試して見ることに。こちらにも書いたとおり、130個ほどのタスクリストを手動で移行した。疲れた。Importの機能はあってもExportの機能はToDo管理ツールにはほとんどついてない。Export付けたらユーザが他のサービスに簡単に移行できてしまうから。しかし疲れた。疲れつつも移行してみた後で気づいたが、Doit.im、タスクリストのカスタマイズができない。。。とりあえず1週間使ってみたけどどうもなんかもさっとしててしっくり感がない。これを使ってる間はよくわからなかったが、最終的にずーっと以前にちょっとだけ使って放置していたRemember the Milk(開けてみると残ってたタスクは2008年、2009年のモノだった)を久しぶりに開いてみて開眼。Doit.imはKeyboard ShortcutやSmart Add Taskなども実装されててキーボードメインでToDo管理ツールを使いたい人にも使えるように作ってあるんだけどどうもGUIとの動きがイマイチ気持ちよく動いてくれない。

それがRemember the Milk使ってみて目からウロコ。ToDo管理のサービスとしては結構古くからある老舗だからか、システムの機能がこなれている。検索、フィルタのレスポンスがいい、Smart Addを使ってキーボードでタスクを入力してる際、タグなどの入力に2,3文字入力した際の候補リストの表示のレスポンスがとてもキビキビしてる、画面がテキストベースで一画面に表示できる情報量が多い、当然の如くクロスプラットフォーム、Unix系もサードパーティの連携ツールが多くEmacsの中でタスクの追加/削除/編集が可能なツールや、Terminalで動作するコマンドなども揃っている、Android向けのアプリも同期のレスポンスが非常によろしい。いい感じに洗練されてると思います。。

またまた手動でタスクの移行作業をやりました。現在全部のタスクを見てみると174となっていましたが、上記の理由でキーボードショートカットが充実、レスポンスがとてもよくて手入力もほとんど気にならないぐらい楽でした。この辺で十分納得してもうProアカウント購入。年間25USDとなっております。一番最初のタスクリストが階層化出来ない件は結局Remember the Milkでも同じなのだが、Tagフィルタの検索レスポンスの良さなどを見て「あ、これで十分!」と思ってしまった。検索窓でlistとtagでフィルタをかけてタスクを表示する方法でキビキビとストレスなく使える。多分最初にRemember the Milk試すととっつきにくいが、2,3のToDoツールを試してみた後にはその良さが十分にわかるんじゃないかと思います。。というわけで多分これでFIXしてGTDやっていけると思います。。。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
デビッド・アレン
二見書房
売り上げランキング: 3,009

Wunderlist から i.doit.im に乗り換え 2013年03月25日

I've Joined the Cult
↑ 最終的にメールソフトのフォルダ階層の中でGTDやるのが一番いいのか?Gmailでやればマルチプラットフォーム。あ、でもリマインダがない。。

以前のポストでも書いたんですが、タスク管理をやろうと思ってとりあえず各方面で評価が高いWunderlistというアプリを使ってみました。このツール、機能がシンプルでマルチプラットフォームなので僕の持ってるWindows, Mac, Android, iOSのそれぞれ各デバイスで管理ができてしかも無料というとても惹かれるアプリだった。

んで、インストールして、さらにはDavid Allen (GongのDavid Allenではないよ)のGetting Things Done
というタスク管理手法をお手本にしてやってみようと思ってたわけです。

ところが、Wunderlistで一個だけ問題なのが、タスクリストの階層化が取れないこと。なんでこれができないんやろうとちょっと疑問なんだが、階層化できないとタスクリストを多く作った時に左のペインにダーッとリストが並んで全体の把握がしにくいのでちょっと使いにくい。。。さらにはちょっと同期に関してもWunderlistは動作が重いように感じる。人気のあるサービスだから利用者が多くてハードウェアパフォーマンスが追いついてないか??

というわけで他のツールを探すこととなりました。。。

しかしToDo関連のタスク管理ソフトって無料のものがそんなに多くないのね。その中でWin, Mac, Android, iOSで使えるマルチプラットフォームのものを選んでいくとやっぱりWunderlist以外は無料のものってないなあ。Google Tasksか?とも思ったが、Google Tasks自体にはそもそもリマインダー機能がないんでGoogle Tasks連携のアプリ側で機能が必要になる。そうなると、「AndroidのAのアプリ」で設定したリマインダーと「iPadのBのアプリ」とでリマインダーなどは互換性がなかったりするのでマルチプラットフォームという点ではイマイチ。

というわけでこれっていうバッチリの答えが出ないうちに、またまたとりあえずという形でGTDやるには最適と言われていたi.doit.imにタスク約130個を手動で移行。。。。これたまらんわー。タスク管理ってのはツールを移行する時にせめてタスクを100に整理しないと手動でやるにはかなり酷。んでまた移行ツールなんて機能がなかったりするから意地悪なんだ。この辺はアプリ側の囲い込みかね?ま、当然か。んで苦労して移行したi.doit.imは同期のスピードがめちゃくちゃ早くて快適快適。しかし、移行してよく見てみたらi.doit.imのタスクリストはGTDで使う標準的なリスト構成になっていてカスタマイズが効かないという始末。。ま、それでもContextとかTagというような属性をちゃんと入力して併用すればひとつのタスクリストの中でもさらに分類して表示させたりできるので一応使っていけるかとも思う。。。でも思ったよりも自由が聴かないので、どうせ有料ツール使うなら設定項目の多さとカスタマイズが効きそうなToodleDoにしたほうがいいかな?ともまた思いつつ、もうちょっとi.doit.imを使ってみようと思っております。

しかし、このi.doit.im、ドメイン名にサイトの機能性や意味を被せているのはわかるけど、最後の二文字、imはどういう意味?

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
デビッド・アレン
二見書房
売り上げランキング: 1,238

ポモドーロ・テクニックなるもの 2013年03月23日

Pomodoro Kitchen Timer for Action Logging
“Pomodoro Kitchen Timer for Action Logging” photo by AndyRobertsPhotos

最近の行動の流れ。

  • ダイエット
  • 禁酒
  • 今まで飲んでいた時間が空き、好きなことする時間が大幅に増加
  • やりたいことリストアップ
  • 項目が大量に出てくる
  • タスク管理開始(最初は主にプライベートのためだったが)
  • かと言ってやりたいことが減るわけではない
  • 一個一個の作業の時間短縮ができるような方法を模索

というような感じでネットで生産性向上のトピックをいろいろ探しておりました。いやーしかし、やりたいことがいっぱいある中で、タスク管理したって別にやりたいことが減るわけではないよね。単純にプライオリティとか順番がつくだけでどちらにせよ時間が足りないってことになった。ま、最初によく考えてたらわかってたような気もするんだけど。。

なので各作業を集中して短時間に終わらせるようにとなんかいい方法がないかと思ってた。そんな中見つけたひとつの方法がこれ、ポモドーロ・テクニックという手法。横文字の名前だけど、実際には大した内容ではなくて、

「集中力を切らさず、効率的に作業を終わらせるために25分間タイマーをかけて集中して作業、その後5分休憩、このセットを繰り返す」

というもの、基本これだけのアイデアでよくこんなサイトまで立ちあげるよな、と思うこともあるのだが、まあ西洋人の兄ちゃんたちはちょっとした生活のアイデアとかも結構声高に主張してたりするからこれが普通なんかな?

The Pomodoro Technique®
↑ ポモドーロ実践のPDFマニュアルなどもあります。英語版。

誠 Biz.ID:最強フレームワーカーへの道:あなたが集中できるのは何分? イタリア式時間管理術「ポモドーロテクニック」
↑ こちら日本語での解説

上記の30分のセットを何回か繰り返して1日の仕事を終わらせてしまいましょうってのが目的で、セットの繰り返し回数は人によってベスト値が異なるんじゃないかな。

んで、自分で気合入れて仕上げないと行けないドキュメントとかがある場合、この方法を用いて集中してできるだけ短期間に終わらせようとしてたわけですが、確かに「25分、集中!」とすると意識的に他のものを排除しようとするので多少なりともは効率は上がる。例えば今までのようにダラダラやってるとふと尿意を催した時もそのまま何も考えずに席を立ってトイレに行くわけだが、このポモドーロで25分間をやってるときは余程強い尿意でない限り休憩の5分まで待って集中してるテンポを断ち切らないように努力する。そういった細々した意識が集まって(少なくとも以前よりは)集中した状態を作ってくれる。そして休憩の5分間にトイレに行って、その5分が切れたらまた作業開始。うまくノッてくると出来る限り今日のうちに作業を終わらせてしまいたい、という気持ちが出てくるからどんどん他の物を排除できる。以外とこの方法はいいと思う。

そしてもう一つのいいところは、ひとつひとつのドキュメント作業なんかもこのポモドーロの何セットで完成するかがちょっとしたメモ書きさえ残しておけばちゃんとわかるため、ドキュメントひとつひとつの作業工数が明確に見える。しかもちゃんと集中して作業できるように取り組んでやったことだから、多分短期的にはこれ以上作業時間を短縮するのは難しい状態のはずだ。なので現状の自分のベスト状態でひとつのドキュメントを作成するのにかかる時間、これに時間単価をかければドキュメント作成コストもはっきりわかる。改めて自分で作成するべきドキュメントなのか他人に投げるべきかということを考えなおすきっかけにはなると思う。

特に策を設けずにドキュメント作ってると、「いや、もうちょっと効率化したらもっと短い時間でできるはず」とか「ちょっと他の作業も並行で進めてたからホントはもっと早く終るはず」ってな言い訳があるんだけど、この何ポモドーロか計測でやった場合、他人に対しても自分の中でももう言い訳が成り立たないのだ。ある程度、自分の仕事の仕方をちゃんと整理して上司などに相談して仕事のやり方を自分で変えられるような立場で働いている人であればこれで試してみれば自分の負荷が減り、チーム全体の作業ペースが上がったりすることもあるかもしれないのでトライしてみるのもいいんじゃないでしょうか。

タスク管理のお話 2013年03月10日

Task Lists
“Task Lists” photo by J Dueck

ダイエットが一段落して、酒も飲まず晩の空いた時間をエンジョイしておりましたが、新たにタスク管理を実行して見ることにしました。

僕は基本的に今までiPhoneやらtabletやらPCやらでいろいろとToDo管理ツールなどを試したけど、結局どれもうまく使いこなせず、タスクが溜りに溜まって見るのが嫌になったりしておりました。

今回は、晩の酒を飲まない時間でやりたいことをリストアップしてるうちにどうやっていくかを考えていたら最終的にタスク管理という方向性に自動的に向かいました。それがきっかけで今までタスク管理がうまくいかなかったことをいろいろ考えていたら、もしかしたら今回はタスク管理の手法がうまく軌道に乗るかもとちょっと思ってしまった。

そもそもタスク管理としては僕の観点では、プライベートも仕事もすべてひっくるめて管理しないと意味がないと思っております。というのも、仕事の時間ないだけ、とか会社から出たらもう会社の仕事タスクはしない、というふうな括りにしてると逆にストレスが溜まるから。

例えば、担当してる顧客のマネージャがバンコクに来ていて、打ち合わせの後、一緒に飯でも、という話になった際に、自分の仕事が食事の時間までに終わらない場合、僕の場合なら仕事に必要なドキュメントだけPCにコピーしてオフィスを出る。飯を食って、帰宅後に自宅で残ってる仕事だけチャチャっと終わらす。これを時間外だとか、自宅では仕事しない、という風にしてると次の日の朝イチなどに残った仕事を急ぎでやらなければならず、その緊迫感は非常にしんどい。今日中に終わらせようと思っていた仕事なら「今日中に」と思ったそれだけの理由があるはずで、明日に延ばすとなんらか今日やるよりも問題があるはずなんであります。その問題から来るストレスを考えて、今日時間外に仕事するストレスのほうが軽いなら今日やるほうがどう考えてもやりやすい。ま、「仕事なんて早く終わらせたほうがいいに決まってる」というような曖昧な理由で今日終わらせようとしてたものなら、明日に伸ばしたところで大した問題はなく時間外に仕事するほうがストレスが大きいでしょうが、ほとんどの場合、そんな大した理由もないタスクを本日中に組み入れるわけはないのでありますw。

ところが、僕の場合、酒という魔物が居て、飲み始めると大体において適当に収めるという飲み方が今までできなかった。つまりはベロベロになるまで飲むのであります。なので仕事をしなくてはいけないとかではなく、できないんであります。仕事だけじゃなくてプライベートでやりたいことも一緒。YouTubeで誰々のビデオチェックするとか、あまり頭を回転させなくていいタスクならできるけど、何日も経つと結局、考え事が必要なタスクなどが溜まりに溜まって、タスク管理破棄という結論に至るわけです。

このような理由が、自分の頭のなかにも明確に原因と結果という形でわかっていたのに、今まで酒をコントロールできていなかった。やっぱりこれもアル中の一形態なんでしょうか?それがダイエットという形で今のところ禁酒ができているので、改めてタスク管理をやってみようかという考えになりました。

明確に自分の計画したことが酒のお陰でお流れにしてしまってたことが度々あったので今回酒をやめることで自分がどう変わっていくかがとても楽しみなんであります。最近は多少物事にも継続性がちゃんと出てきたような気もしますわ。この土日でDavid AllenのGTD本も買ってきていろいろタスク管理についてお勉強しようと思っております。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
デビッド・アレン
二見書房
売り上げランキング: 1,437