メールの保管の仕方、欲しいメールの見つけ方 2021年01月26日
今まで仕事のメールは受信したメールは当然受信トレイへ入る。それを見て、対応して、返信したメールは受信トレイ配下の顧客ごとに命名したフォルダに手動で分類していたけど、気がつくとこの顧客別フォルダは50個ぐらいになっていた。
最近、PC上でのいろいろな仕事のやりかた（仕事上の個人で決めている細かい手順など）を見直していくなかで、メモの取り方の整理とともに、処理済みメールの分類も中止して、アーカイブフォルダに全部放り込むという方法をテストしている。
そしてメールを見直す時に手間がかからないように検索オプションをちゃんと使うこと、検索オプションのチートシートをすぐに開ける場所に置いておくことにした。そうすると全然フォルダ分けしてるのと変わらないぐらい、いやフォルダ分けしていた時よりも目的のメールを見つける速度は速くなったような気がする。そして受信トレイからの処理済みメールの分類に結構な手間と時間がかかっていたので、そこがなくなったのは結構大きい。さらに今までメールの分類は手間がかかるのでスマホやiPadではイライラしてできなかったが、OUTLOOKのスワイプアクションにアーカイブを割り振るとストレスなく進められるようになったので移動の間お茶飲みながら仕事してるときでもきっちりメールの整理がつく状態になった。
たぶん、これでよいはず。
中途半端にない頭を使って人手の作業するよりもちゃんとコンピュータリソース使った検索を使いこなすことを考えるほうが一番ですな。もうちょっと様子を見ますが、問題なければこのままで、他の作業にもこの考え方を適用していこうと思う。
